La forma de emitir facturas está a punto de cambiar para siempre, en virtud de un cambio legislativo que no solo afecta a las grandes compañías y empresas repartidas por el territorio nacional, sino también a pymes, profesionales independientes y comercios ubicados tanto en nuestra localidad como en el conjunto de la comunidad castellano-manchega.

La implantación de la factura electrónica es fruto, por un lado, de la aplicación de la Ley Crea y Crece, 18/2022, una normativa que buscaba impulsar la digitalización de los negocios, así como combatir la morosidad y el fraude. Por otra parte, los requisitos de la introducción de la facturación digital también han sido fijados en la norma Verifactu, donde se detallan desde las condiciones que han de reunir los softwares de emisión de facturas hasta las fechas límite de implantación para pequeñas empresas y autónomos.

Este artículo te ofrece una guía completa y actualizada, para que puedas entender los plazos y requisitos obligatorios, con la mira puesta en que tu empresa o negocio cumpla con la ley, evite sanciones, y eventualmente pueda aprovechar la adecuación a la normativa para mejorar un ámbito clave como es la facturación, entendida esta además en el contexto más amplio de la contabilidad.

¡Allá vamos con todo lo prometido!

1-¿Qué es la factura electrónica y por qué no es un PDF?

Una facturación electrónica es mucho más que un mero archivo digital, ya que hablamos de un documento inalterable y trazable que deja constancia de una operación de venta de productos, materias primas, servicios, etc. Por ello, la normativa Verifactu exige unos determinados requisitos a los softwares que emiten facturas electrónicas, los cuales además tenían que cumplir antes del 29 de julio de este 2025.

Así, pues, no hay que confundir facturas electrónicas con archivos digitales como puede ser un PDF, porque en el caso de las primeras hablamos de documentos estructurados en formatos como Facturae o XML, para permitir a los sistemas informáticos de la Agencia Tributaria su lectura y procesamiento automático.

Aunque requiera de los negocios un esfuerzo de adaptación, dejando atrás las facturas en Word o Excel, a la larga repercute positivamente para ellos, dado que este sistema es mejor para el día a día, ahorra tiempo en la facturación, permite llevar un mejor control, es más seguro e influye en la rapidez de cobro, toda vez que queda constancia oficial de cada factura. 

2-El calendario con los plazos de la factura electrónica en tu negocio

Los plazos de adaptación comenzaron a correr en diciembre de 2023, en aplicación de Crea y Crece, mientras que con la normativa posterior recién aludida Verifactu se han ido estableciendo las condiciones que deben reunir los softwares de facturación, y concretando el calendario para que estén listos. Los deadline del proceso de implantación serían:

• Empresas grandes: para aquellas compañías con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, el plazo para adaptarse fue de un año y expiró a finales de 2024.
• Pymes y autónomos: Su plazo fue de dos años, por lo que su fecha límite es diciembre de 2025, considerando que el plazo comenzó a correr en diciembre de 2023.
• La Ley Antifraude VeriFactu, por su parte, también establece la obligatoriedad de usar un software certificado a 1 de enero de 2026 para las sociedades y a 1 de julio de ese mismo año para los autónomos. Además, los programas de facturación el 29 de julio de 2025 ya debían cumplir los distintos requisitos exigidos: seguridad, inmutabilidad y trazabilidad en la emisión de facturas, con el objetivo de acabar con el fraude fiscal y la posibilidad de que existan dobles contabilidades. Por ello, ya no se podrán borrar o modificar facturas, y cualquier cambio exigirá la realización de una factura rectificativa.

3-¿Qué necesitas para estar al día? Los requisitos clave

Para cumplir con la nueva normativa será necesario que los negocios se doten de herramientas de facturación con unas características muy determinadas. Los requisitos legales y técnicos que habrán de cumplir estos recursos son:

• Software certificado: desde el pasado julio de 2025 los fabricantes y desarrolladores de sistemas informáticos de facturación (denominados SIF en la normativa) deben tener adaptados sus programas, para que cuenten con la correspondiente certificación de Verifactu, que garantiza el cumplimiento de los estándares de seguridad y la inalterabilidad de los registros.
• Generación de códigos QR: hay obligatoriedad de que las facturas incluyan un código QR para su verificación.
• Conexión con la AEAT: el software debe estar preparado para enviar los registros de facturación de forma automática a la Agencia Tributaria.

4-Cómo elegir la herramienta adecuada para tu empresa

Teniendo en cuenta los requisitos legales existentes y los plazos para cumplir con la normativa de facturación electrónica, llega el momento de elegir la solución tecnológica ideal para la empresa o negocio.

Cabe valorar que, aunque hablemos de pymes, pequeños negocios o autónomos, no se trataría tan solo de elegir un software certificado que cumpla con todas las condiciones para emitir facturas electrónicas. Lo recomendable sería decantarse primero por un programa que resulte intuitivo y sencillo de usar, y después valorar si ofrece funcionalidades adicionales que ahorren tiempo y trabajo, para reenfocar recursos en los aspectos verdaderamente sustantivos del negocio.

Hablamos de control integral de la facturación, de la automatización de la contabilidad,  de generación de informes sobre las cuentas, etc.

Adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica puede parecer un reto complicado, pero no tiene por qué serlo. La clave está en elegir la herramienta adecuada. Para acceder a más información sobre factura electrónica y conocer las soluciones de software que te ayudarán a cumplir con la ley y a optimizar la gestión de tu negocio, es recomendable consultar guías especializadas y opciones de mercado.

Recuerda, además, que para pymes y autónomos hay una ayuda disponible como el Kit Digital, que supone una opción muy interesante para financiar el software.

Asimismo, también se puede acceder a este tipo de herramientas con un servicio de suscripción, abonando una cuota mensual, que puede tener un precio básico para la facturación electrónica, e incrementarse si se contratan funcionalidades adicionales. Si bien, lo ideal sería obtener una tarifa plana por todo… Pero eso ya quedaría a tu elección, el único requisito imprescindible sería la emisión de facturas electrónicas de acuerdo a la ley, usando un programa informático que cuente con la correspondiente certificación.

5-Evita problemas: sanciones y errores comunes

No adaptarse e ignorar la normativa implica unos riesgos evidentes:

• Sanciones: el incumplimiento puede llevar a penalizaciones económicas Así, de acuerdo a lo previsto en Verifactu, el empresario o autónomo que en 2026 no esté usando un software certificado puede ser sancionado con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio fiscal. Para los fabricantes de software, las multas son todavía más elevadas, con importes que pueden llegar a los 150.000 euros. 
• Evitar errores: ante la seriedad de la ley y las consecuencias que tiene su incumplimiento, conviene evitar errores recurrentes que se están dando, como pensar que los plazos son todavía lejanos cuando son inminentes, o no tener claro que un PDF no es una factura electrónica por mucho que tenga un formato digital.

No te la juegues, y apuesta por una herramienta de facturación certificada, que cumpla con los requisitos normativos. Lo que te suponga de inversión sería mínimo en contraposición a la multa a la que te expondrías. Y además si eliges una buena opción podrás mejorar un ámbito clave para tu negocio como es la gestión de las cuentas.

La digitalización también es una oportunidad para los negocios locales

La entrada en vigor de este tipo de normativas siempre genera recelos, al obligar a las empresas, negocios y autónomos a adaptarse y esforzarse por cumplir los requisitos legales. Sin embargo, en este caso, la recompensa a obtener merece la pena, ya que no se trata solo de evitar multas, sino de avanzar en un ámbito crucial como es la digitalización, con un sistema de facturación electrónica que aporte todas las garantías, y contribuya también a combatir un problema que perjudica mucho a cualquier negocio: la morosidad.

Además, con la elección de la herramienta adecuada el coste de la inversión es mínimo en comparación con todos los beneficios a obtener, los cuales van mucho más allá de la emisión de facturas electrónicas en plena sintonía con la nueva normativa, al permitir gestionar mejor y automatizar todo lo relacionado con la contabilidad.

Adaptarse bien a la nueva realidad puede hacer que los negocios sean más eficientes, competitivos y estén mejor preparados para el futuro. Un empresario o autónomo de Tomelloso o de cualquier localidad de Castilla-La Mancha puede contar a un coste asequible con los mejores recursos existentes en softwares de gestión de ámbitos tan importantes como la facturación.

El tiempo avanza, y la mejor preparación es la acción. Asegúrate de que tu negocio esté listo para este cambio y participa de los beneficios de la digitalización.